Dans cet article, vous découvrirez 6 conseils utiles sur comment prioriser ses tâches dans votre travail et plus en général dans votre vie privée.
1 – Priorisez vos tâches en fonction de ce qui est important maintenant
Vous avez déjà entendu parler du concept d’important et d’urgent que l’on peut retrouver dans des outils tels que la matrice d’Eisenhower. Mon objectif ici n’est pas de vous rappeler ces principes mais plutôt de les utiliser en prenant en compte une perspective différente. Si vous souhaitez mieux gérer votre temps, vous devez d’abord clarifier ce qui est important pour vous maintenant! Sans cela, nous ne serez pas en mesure de prioriser efficacement vos tâches, vous serez davantage exposé au stress et vous ne serez pas productif. C’est pour cette raison que mon premier conseil consiste à :
- Prendre conscience de ce qui est important maintenant
- Identifier toute incohérence entre ce qui est important maintenant et ce qui l’était avant
- Réadapter votre organisation du temps et vos actions à vos nouvelles priorités
- Développer l’habitude de vous questionner à propos de ce qui est important pour vous en tant qu’individu et à questionner votre entourage professionnel et personnel
Les situations, les objectifs et les personnes évoluent et c’est pareil pour vous! Restez à jour à propos de ce qui compte le plus pour vous est également important pour garder un bon équilibre entre votre vie privée et professionnelle. Si vous êtes manager, vous devriez questionner régulièrement votre hiérarchie quant à l’évolution des objectifs et des priorités. De cette façon que vous serez en mesure d’accompagner efficacement votre équipe dans la réalisation des projets les plus vitaux de l’entreprise. En même temps, améliorer votre style de management requiert de développer les bonnes habitudes pour prioriser efficacement vos tâches en tant que manager. Si vous êtes chef d’entreprise vous devriez échanger constamment avec vos clients au sujet de leurs besoins et problèmes les plus importants. Cela vous permettra d’améliorer la pertinence de votre offre commerciale et mieux réussir comme entrepreneur. Dans certains cas, cela vous permettra également d’anticiper les besoins de votre clientèle. Si vous décidez de ne pas mettre à jour votre compréhension de ce qui est important maintenant :
- Vous serez moins performant
- Vous vous sentirez démotivé
- Vous serez mon épanoui
- Vous serez davantage victime de stress au travail et dans votre vie privée
2 – Remettez en question votre organisation professionnelle et personnelle
Vous avez une façon de penser et de travailler qui vous est propre. Avec les années, vous avez développé votre propre système d’organisation personnelle. Il peut s’agir de procédures et outils que vous utilisez régulièrement dans le cadre de votre activité professionnelle. Si à présent vous souhaitez améliorer votre organisation c’est probablement parce que certaines de vos habitudes et méthodes ne vous sont plus utiles comme ils l’ont été auparavant. Vous avez plusieurs options pour remettre en question et améliorer votre gestion du temps. Vous pouvez partir d’une tâche donnée et trouver quelques procédures alternatives pour l’effectuer dans un temps inférieur et avec un niveau qualitatif équivalent ou supérieur. Vous pouvez prioriser vos tâches non seulement en fonction de leur niveau d’importance mais également en prenant en compte votre niveau d’énergie mental et physique. Cela signifie que vous planifierez les activités les plus importantes en fonction de votre chronotype.
Vous pouvez également appliquer à d’autres tâches, une procédure que vous utilisez habituellement pour d’autres types de tâches. Une autre possibilité consiste à découvrir les méthodes et outils d’organisation personnelle utilisés par vos collègues ayant le même emploi ou d’autres postes et d’autres professionnels exerçant le même métier ou des professions différentes. Le but de cette remise en question est de comprendre ce qui vous fait perdre du temps et des énergies afin de mettre en œuvre les changements nécessaires pour gagner en bien-être et en productivité.
3 – Affirmez-vous davantage
Apprendre à vous affirmer consiste à exprimer votre point de vue avec confiance tout en évitant de rentrer dans une relation conflictuelle avec les autres. Faire cela requiert en amont de :
- Prendre conscience de ce qui est important pour vous et de votre valeur
- Renforcer la confiance en soi et l’estime de soi
- Persuader efficacement les autres
- Dépasser des blocages ou des peurs
Si vous avez des difficultés à vous affirmer au travail vous pourrez avoir des difficultés à prioriser vos tâches, à dire non, à déléguer, à prendre des pauses et à gérer votre stress. Savoir s’imposer est un excellent moyen de :
- Se réapproprier son temps
- Devenir plus productif
- Se sentir plus épanoui
- Avoir des relations professionnelles et personnelles plus agréables
- Atteindre plus facilement vos objectifs et être plus heureux dans votre vie
Développer une meilleure affirmation de soi est donc essentiel pour atteindre vos objectifs tout en améliorant la qualité de votre vie professionnelle et personnelle.
4 – Planifiez du temps pour prioriser vos tâches les plus importantes
Il est important de définir un moment précis de la journée ou de la soirée pour planifier et prioriser vos tâches. Afin de gagner du temps et être plus efficace, vous pouvez planifier juste les tâches les plus importantes, à savoir celles qui vous permettront de vous rapprocher le plus de votre objectif. Je vous conseille de planifier et prioriser vos tâches toujours à la même heure ou moment de la journée. De cette façon, cela deviendra un automatisme et vous n’aurez plus besoin d’y consacrer vos ressources mentales. Afin d’identifier et prioriser correctement vos tâches les plus importantes, je vous propose de partir de chaque objectif, puis de :
- Lister toutes les tâches à exécuter pour l’atteindre
- Choisir l’action qui aura le plus d’impact
- Décomposer si nécessaire cette action en étapes clairement définies
- Lister les ressources nécessaires à la bonne réalisation de chaque tâche
- Planifier les 2 ou 3 tâches les plus importantes en prenant en compte la globalité de votre charge de travail au cours de cette journée et votre chronotype
Privilégiez un lieu calme pour planifier et prioriser vos tâches. Les environnements qui sont trop bruyants et fréquentés sont à éviter car ils peuvent réduire votre capacité de concentration. Pour ce qui concerne votre état d’esprit, essayez de planifier et prioriser des tâches lorsque vous vous sentez bien et plein d’énergie. Il est également important de:
- Ne pas planifier et donc prioriser trop d’activités.
- Prévoir des pauses d’une durée adéquate entre chaque activité
- Prendre en compte le temps perdu à causes des interruptions
- Planifier une durée suffisante pour votre pause déjeuner
- Vous déconnecter mentalement et technologiquement de votre travail
Prendre en compte tous ces aspects, vous permettra de planifier et effectuer avec succès vos tâches les plus importantes de la journée.
5 – Comprenez les raisons de votre procrastination
Vous est-il déjà arrivé de programmer et planifier des tâches importantes et de procrastiner leur exécution pendant plusieurs jours voire des semaines? Si votre réponse est oui, ne désespérez pas car vous n’êtes pas le seul dans cette situation! En revanche, si votre stratégie consiste à reprogrammer ces activités sans vous questionner sur ce qui provoque votre procrastination, vous ne pourrez pas progresser autant efficacement que vous le pouvez. Pour résoudre ce problème, je vous conseille de rédiger une liste des activités que vous avez l’habitude de reporter souvent et qui sont une source de stress au travail ou dans votre vie privée. Puis, à côté de chacune d’entre-elle, écrivez la raison qui vous fait procrastiner. L’une des raisons les plus courantes consiste à être trop perfectionniste. Afin de passer à l’action, vous avez besoin d’apprendre à accepter une imperfection temporaire afin d’avancer dans votre travail et éviter des problèmes avec votre hiérarchie.
D’autres personnes procrastinent car elles considèrent leur tâche comme trop désagréable. Dans ce cas, vous pouvez combiner cette tâche pénible avec une autre qui vous plaît. Par exemple, préparer des factures en écoutant de la musique. La procrastination peut dépendre du fait qu’une tâche soit perçue comme peu ou pas importante même si en réalité elle est importante. Le problème ici est que parfois, ces tâches deviennent urgentes et une source de stress importante. Dans ce cas, faites le chemin inverse et créez un sens d’urgence en imaginant les conséquences négatives de ne pas agir tout de suite. D’autres personnes procrastinent parce qu’elles sont persuadées d’être efficaces seulement si elles travaillent dans l’urgence avec une forte dose d’adrénaline. Il est important d’aider ces personnes à prendre conscience qu’il ne s’agit que d’une croyance limitante.
En résumant, comprendre l’origine de votre procrastination et poser les actions nécessaires pour modifier la perception que vous avez d’une situation donnée, est essentiel pour devenir plus productif dans votre travail.
6 – Priorisez en prenant en compte les besoins, les qualités et les spécificités de votre équipe
Que vous soyez entrepreneur, dirigeant ou manager, vous ne pouvez pas prioriser efficacement vos tâches si vous ne connaissez pas bien les besoins, qualités et spécificité des personnes avec lesquelles vous collaborez. Si vous êtes responsable de prioriser les tâches de vos collaborateurs, vous devriez prendre en compte :
- Le chronotype de chacun d’entre-deux
- Les besoins spécifiques de leur vie personnelle
- La période professionnelle spécifique que chaque collaborateur est en train de traverser
- Leur caractère, à savoir plus introverti ou extraverti
- Leur façon de communiquer
Voyons rapidement ces différents points :
Chronotype
Dans un article sur comment être plus productif, j’ai déjà expliqué de façon très approfondie l’importance de prendre en compte le chronotype pour améliorer autant le bien-être que la productivité au travail et dans la vie privée. Mais pour faire simple, le chronotype est une prédisposition innée selon laquelle chaque individu est plus performant à des moments différents de la journée. Cela signifie que si vous avez deux collaborateurs qui sont productifs l’un plus le matin et l’autre davantage dans l’après-midi, vous avez tout intérêt à adapter la charge de travail à leur chronotype, autrement ils seront moins efficaces.
Besoins personnels
La vie personnelle ne peut pas être séparée de celle professionnelle. Si les personnes avec lesquelles vous collaborez ont des difficultés dans leur vie personnelle, cela va affecter leur efficacité au travail. Si vous n’en tenez pas compte vous augmentez leur état de stress et vous réduirez leur productivité. Lorsque vous priorisez les tâches de ces collaborateurs, vous devriez moduler leur charge de travail en prenant en compte leurs préoccupations.
Période spécifique
Les personnes avec lesquelles vous interagissez au travail ont comme vous des niveaux variables de motivation par rapport au poste qu’ils occupent. Vous ne pouvez pas attribuer à une personne démotivée la même charge de travail qu’un individu fortement motivé. Si vous êtes un bon manager vous devriez tout d’abord comprendre la source de ce moindre engagement professionnel. Ensuite, en parallèle, vous devriez aménager la charge de travail en fonction des difficultés professionnelles rencontrées par cette personne.
Personnalité introvertie ou extravertie
Vous ne pouvez pas motiver de la même façon un introverti et un extraverti. Pour ce qui concerne la priorisation des tâches, les introverties ont besoin davantage de structure et de calme pour être performants. Les extravertis, en revanche aiment la compétition et le travail en équipe. Certaines tâches seront davantage mieux exécutées par les uns que par les autres.
Style de communication
Si vous souhaitez que vos collaborateurs soient motivés à exécuter les tâches que vous avez programmées et priorisées, il est important d’utiliser une façon adaptée de communiquer à leur personnalité et à leur façon de parler. Si vous souhaitez aller plus loin sur ce sujet, vous pouvez bénéficier de l’expertise d’un coach en communication. Si vous ne tenez pas compte des spécificités communicatives de vos collaborateurs, vous aurez moins de chances qu’ils terminent à temps les activités programmées.
En résumant, une priorisation efficace des tâches requiert de développer une compréhension actualisée des besoins et du fonctionnement de votre réseau professionnel et personnel.
Source : Danilo Gargiulo, via ARS Solutions
