SURVIVRE AUX VACANCES DES AUTRES

Avec l’arrivée des beaux jours, les vacances se profilent à l’horizon, les nôtres, mais aussi celles des autres. Conseils pour ménager les équipes qui restent en poste.

Impossible de tout arrêter lorsque des employés prennent des congés. C’est pourquoi leurs dossiers sont généralement confiés à d’autres membres de l’équipe. Ces derniers voient alors leur charge de travail augmenter considérablement, puisqu’ils doivent non seulement accomplir leurs tâches, mais également celles de leurs collègues absents. Une situation qui peut créer bien des frustrations, non seulement vis-à-vis du gestionnaire, mais aussi de ceux qui ont pris des vacances, période de repos à laquelle ils ont pourtant droit. Comment organiser au mieux ces périodes qui peuvent s’avérer délicates tant sur le plan humain qu’organisationnel?

Une discussion en continu
Pendant la période des vacances, que ce soit en été, mais aussi pour les Fêtes ou la semaine de relâche, les gestionnaires ne devraient rien laisser au hasard. Le consultant et conférencier Mario Côté, CRHA, souligne qu’il faudrait établir une conversation avec les employés sur une base continue sur le sujet, et non pas les mettre devant le fait accompli. À cet égard, il fait référence à la théorie de l’autodétermination selon laquelle trois besoins psychologiques essentiels doivent être remplis afin d’assurer la satisfaction et la motivation au travail : l’autonomie, la compétence et le sentiment d’affiliation sociale. En se rappelant ce principe, il est possible de ne pas faire des vacances des uns, un calvaire pour les autres.

Mais on doit d’abord effectuer un travail en amont, en se demandant ce qui peut être mis en attente ou pas. Ensuite, pour donner de l’autonomie aux employés, on déterminera avec eux de quelle façon ils souhaitent se répartir les dossiers entre eux, afin d’équilibrer leur charge de travail respective. «Il faut accepter que tout le travail ne puisse pas nécessairement être réalisé, puisque certains joueurs seront absents, et qu’il est nécessaire de faire des choix. Mais c’est un processus essentiel pour éviter qu’il n’y ait des dommages collatéraux, notamment en épuisant les membres de l’équipe qui demeurent en poste», explique-t-il. Il est également important de prévoir la façon dont on gérera les demandes et les attentes des clients, puisque les dossiers ne pourront pas avancer aussi rapidement que d’habitude.

Après les vacances, on pourra alors réaliser un retour sur expérience qui permettra d’apporter des améliorations éventuelles pour l’année suivante. «Il est normal et inévitable qu’il y ait un peu de surcharge de travail, mais avec une bonne planification, on évitera de créer un sentiment d’injustice ou d’iniquité entre les employés», soutient Mario Côté.

Du temps pour s’organiser
Chez Altrum Reconnaissance, une entreprise spécialisée en solutions de reconnaissance au travail, on mise sur une planification des vacances de façon ouverte et autonome. «La personne qui part en congé est mise en tandem avec un collègue qui reprendra ses dossiers. Ils discutent des priorités et organisent ensemble la façon dont les tâches seront effectuées. On leur donne le temps nécessaire et on les incite à se rencontrer avant, mais aussi après les vacances pour effectuer un bilan sur la façon dont les choses se sont déroulées», indique Julie Lajoie, CRHA, directrice talent et culture et directrice principale.

Au Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de la Montérégie-Est, on a décidé d’instaurer un code de vacances. Cela paraissait d’autant plus crucial que depuis un an, dans le réseau de la santé et des services sociaux, il n’a pratiquement pas été envisageable de prendre de congés. Et lorsque c’est possible, le départ et le retour sont pénibles. «Dans ce code de vacances, il sera indiqué que la veille du départ, le gestionnaire sera considéré comme ‘’indisponible’’ dans l’agenda pour des réunions ou des rencontres, comme s’il partait une journée plus tôt. De cette façon, il pourra boucler ses dossiers avant de partir. La même procédure est prévue pour le premier jour du retour au travail», illustre Vicky Lavoie, directrice des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques au CISSS. Cette façon de faire permettra donc de prévenir la course folle qui précède une période de vacances ou celle qui la suit.

«Le gestionnaire devrait jouer un rôle de soutien pour aider à préparer le départ en vacances. Cela évitera à l’employé de s’épuiser, parce qu’il aura dû mettre les bouchées doubles avant de partir, et donc de pouvoir réellement se reposer», confirme Marie-Ève Landry, psychologue organisationnelle, consultante principale, développement des leaders et des équipes au sein de la firme-conseil Humance. Un principe simple, mais efficace.

Source: Revue Gestion par Emmanuelle Grill